ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่บุคคลหรือองค์กรให้ความสนใจศึกษา ยังไม่ผ่านกระบวนการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ฉะนั้นข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ จึงหมายถึง ข้อมูลดิบ (Raw Data)ที่นำเข้าสู่ระบบการประมวลผลของคอมพิวเตอร์

      สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลดิบที่ได้ผ่านการประมวลผล ในหน่วยประมวลผลกลางของคอมพิวเตอร์มาแล้ว ได้แก่ ผ่านการคำนวณ การจัดเรียง การเปรียบเทียบ การแบ่งกลุ่มเป็นต้น ผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อผู้ที่เกี่ยวข้องได้ เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้อาจจะเป็นข้อมูลดิบสำหรับกระบวนการอื่น ๆ อีกก็ได้ คอมพิวเตอร์สามารถรับข้อมูลได้หลายรูปแบบ นำเข้าสู่ระบบการประมวลผล เพื่อให้ได้
ผลลัพธ์หรือสารสนเทศ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตามความต้องการขององค์กร รูปแบบของข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบการประมวลผล ของคอมพิวเตอร์มีดังนี้คือ

      ตัวเลข (Numeric) ได้แก่ข้อมูลที่เป็นจำนวนนับ สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น จำนวนเงินเดือนราคาสินค้า ระยะทาง อายุ ความสูง น้ำหนัก ฯลฯ เป็นต้น

      ตัวอักษรและข้อความ (Character and Text) ได้แก่ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร สัญลักษณ์พิเศษและข้อความ เช่น ชื่อ-สกุล ที่อยู่ เพศ สถานศึกษา รายการสินค้า เป็นข้อมูลที่ไม่สามารถคำนวณได้

      ภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว (Image and Animation) ได้แก่ข้อมูลประเภทที่เป็นภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว ภาพบุคคล สถานที่ เครื่องบิน รถยนต์ ภูเขา น้ำตก เป็นต้น

      เสียง (Audio) คือข้อมูลที่เป็นเสียง เช่น เสียงพูด เสียงเพลง เป็นต้น

บทที่ 5
ประเภทของข้อมูล

 

ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายลักษณะขึ้นกับว่าจะใช้เกณฑ์ใดในการแบ่ง เช่น ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท 1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลงมือเก็บด้วยตนเองได้มาจากแหล่งกำเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง 2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่นรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

ข.แบ่งตามลักษณะของข้อมูล 1.ข้อมูลเชิงปริมาณ ( Quantitative Data) คือข้อมูลที่วัดออกมาเป็นตัวเลข เช่นผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาต่าง ๆ ความถนัดด้านต่าง ๆ ที่วัดออกมาเป็นคะแนน คุณลักษณะด้านจิตพิสัย เช่นความสนใจ ความวิตกกังวล คุณลักษณะทางกายเช่น ส่วนสูง ความเร็วในการวิ่ง 2.ข้อมูลเชิงคุณลักษณะหรือเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) คือข้อมูลที่ไม่ได้วัดออกมาเป็นตัวเลขแต่จะแสดงถึงคุณลักษณะของสิ่งนั้น เช่น เพศ ฐานะทางเศรษฐกิจ ศาสนา สถานภาพสมรส อาชีพ ข้อความที่เป็นความคิดเห็น ผลการสังเกตที่เขียนในรูปบรรยาย

3.แบ่งตามสภาพของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มตัวอย่าง ได้ 3 ประเภทดังนี้ 1.ข้อมูลส่วนบุคคล ( Personal Data) คือข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงส่วนตัวของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ชื่อสกุล อายุ เพศ อาชีพ ศาสนา เป็นต้น 2.ข้อมูลสิ่งแวดล้อม ( Environmental Data) คือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ลักษณะท้องถิ่นที่กลุ่มตัวอย่างอาศัย 3.ข้อมูลพฤติกรรม ( Behavioral Data) คือข้อมูลที่เป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในตัวของกลุ่มตัวอย่าง เช่น คุณลักษณะด้านความสามารถสมอง ได้แก่ผลสัมฤทธิ์ทางวิชาการ หรือการเรียน เช่น ความรู้ความเข้าใจ การวิเคราะห์ ความถนัด สติปัญญา ความสนใจ ความวิตกกังวล แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ มโนภาพเกี่ยวกับตนเอง การปฏิบัติ การกระทำสิ่งต่าง ๆ

การรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลที่รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้น ความรวดเร็วของข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่นการใช้ไปรษณีย์อิเทคทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ( scaner ) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง( bar code)