มาเรียนรู้การบริหารจัดการเวลากันดีกว่า

มาเรียนรู้การบริหารจัดการเวลากันดีกว่า

            ทุกวันนี้ผู้หญิงเรามีบทบาทหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบมากขึ้น  มีหลายคนที่ทำงานนอกบ้าน  กลับบ้านมาแล้วก็ต้องรับผิดชอบงานบ้านของตัวเองอีก  ส่วนใครที่มีครอบครัว รวมทั้งมีเจ้าหนูตัวน้อย  ก็คงต้องเพิ่มเวลาให้กับคนที่เรารักมากขึ้น  ซึ่งจะว่าไปแล้ว เวลาพักผ่อนจริง ๆ ของคุณผู้หญิง  ก็คงเหลือแค่เวลาเข้านอนเท่านั้น   

หากเราต้องรับมือกับงานมากมายทั้งนอกบ้านและในบ้านเช่นนี้  จะดีกว่ามั้ย ถ้าจะเปลี่ยนจากความพยายามก้มหน้าตะบี้ตะบันทำงานให้เสร็จทันก่อนพระอาทิตย์ตกดินในแต่ละวัน  มาเป็นการเรียนรู้วิธีการบริหารจัดการเวลา  เพื่อให้ทำงานได้สำเร็จตรงตามเป้าหมายที่วางไว้  พร้อมกับมีเวลาเหลือเพิ่มขึ้นให้ตัวเองด้วย

มีตัวช่วยสักนิด

                อุปกรณ์ที่ช่วยเตือนความจำทั้งหลายนี่ล่ะค่ะ ที่จะช่วยจัดระเบียบงานเราได้ดีมาก ๆ  เดี๋ยวนี้ก็มีให้เลือกใช้กันหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นปฏิทินรายปีหรือรายเดือนที่มีช่องมากมาย เอาไว้ติดผนังหรือแบบตั้งโต๊ะ  สำหรับจดรายการสำคัญที่ต้องทำในวันนั้น ๆ หรือออร์แกไนเซอร์สักเล่ม  สำหรับจดบันทึกงานและเวลานัดหมาย ซึ่งพกพาใส่กระเป๋าไปได้ 

ถ้าจะตามกระแสเทคโนโลยี ก็เปลี่ยนมาเป็นการโหลด  application พวก to do list , โปรแกรมจดบันทึก หรือ alarm clock  ลงในโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต  เพื่อสะดวกในการพกพาไปได้ทุกที่  และแจ้งเตือนเราได้ตลอดเวลา 

            หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ทำงานในออฟฟิศ  และต้องอยู่หน้าคอมเป็นประจำ  อาจเลือกใช้  post-it  แปะติดตรงตำแหน่งสำคัญที่เรามักจะหันไปเห็นเพื่อเตือนเรื่องด่วน  หรือจะดาวน์โหลดโปรแกรมแจ้งเตือนไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานก็ได้

            คุณแม่บ้านหลายท่าน  อาจจะไม่สะดวกกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ใหม่ ๆ  อาจจะใช้วิธีพื้นฐานง่าย ๆ เช่น  หากระดานไวท์บอร์ดเล็ก ๆ แขวนติดผนัง  หรือหากต้องการให้ดูเป็นการตกแต่งบ้านไปในตัว  แนะนำให้หาซื้อสติ๊กเกอร์กระดานดำ  ซึ่งจะมีรูปแบบเป็นม้วนสติ๊กเกอร์ขนาดยาวตามต้องการ  นำมาติดกับผนังที่เป็นพื้นผิวเรียบ  แล้วใช้ชอล์คหรือปากกาไวท์บอร์ดสะท้อนแสงเขียนบันทึกและลบได้เมื่อต้องการเพิ่มเติมหรือแก้ไข  จะติดไว้ให้ลูก ๆ ขีดเขียนเล่น  โดยจัดเป็นมุมหนึ่งของบ้านให้เด็ก ๆ ใช้จินตนาการวาดรูปอย่างเต็มที่ก็ดีไปอีกแบบ

สร้างตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ

            อันดับแรก  ลองแบ่งหมวดหมู่ของงานออกเป็นส่วน ๆ เช่น  งานส่วนตัว  งานของครอบครัว  งานของบริษัท  และหากแต่ละกลุ่มมีงานต้องทำเยอะแยะเต็มไปหมด ลองแบ่งกิจกรรมที่จะทำออกเป็น 2 กลุ่มย่อย ๆ ดูนะคะ เพื่อให้สะดวกในการวางแผนมากขึ้น  ได้แก่  งานที่ต้องทำ และงานที่อยากทำ 

-          งานที่ต้องทำ  คือ งานสำคัญที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จโดยด่วน  หากไม่

ทำหรือทำไม่เสร็จตามกำหนดอาจเกิดผลเสียตามมา

-          งานที่อยากทำ  คือ  งานไม่สำคัญ หรือไม่เร่งด่วน แต่โดยส่วนตัวแล้วอยากทำให้สำเร็จ

   นอกจากนี้งานแต่ละชิ้น  อาจจะเว้นช่องว่างไว้เขียนเป้าหมายตัวสีแดงเห็นชัดเจนกำกับไว้ข้างหลัง 

เพื่อให้มีแรงจูงใจที่จะทำงานนั้นได้สำเร็จ  เช่น  งานกวาดถูบ้าน  มีเป้าหมายคือ  เพื่อบ้านที่สะอาด น่าอยู่  และเด็ก ๆ ปลอดภัยจากเชื้อโรค  เป็นต้น

            เรียงลำดับงานโดยดูจากความสำคัญ  งานที่ต้องทำควรมาก่อนงานที่อยากทำ  ส่วนงานในหมวดหมู่ไหนควรทำในช่วงเวลาใดของวันก็ควรปรับให้เหมาะกับบุคลิกของเรา  เช่น  ถ้าเรามักเป็นคนที่มีอาการง่วงหรืออ่อนเพลียช่วงบ่าย  ควรจัดกิจกรรมที่ต้องใช้ความคิดและความระมัดระวังสูงไปไว้ในช่วงเช้าแทน

ยืดหยุ่นเพื่อสร้างความต่อเนื่อง

            หลายคนที่จัดตารางเวลาแล้ว  ไม่สามารถทำตามตารางได้จนตลอดรอดฝั่ง  ทั้งนี้อาจเป็นผลมาจากการความตั้งใจทำตามกติกาของตนเองจนสุดโต่งเกินไป หรือมีเหตุขัดข้องรบกวน  ทำให้ไม่สามารถทำตามตารางที่เรากำหนดไว้ได้  พอไม่สามารถทำตามตารางได้บ่อยครั้งขึ้น  อาจเกิดความท้อแท้และล้มเลิกการทำตารางเวลาไปในที่สุด

       วิธีแก้ คือ ลองกลับไปทบทวนตารางเวลาของเราทุก ๆ  2-3 วัน  (หรือจะห่างขึ้นก็ได้  ขึ้นอยู่กับนิสัยของแต่ละคน)  และหาจุดบกพร่องหรือจุดผิดพลาดที่ทำให้ไม่สามารถทำงานนั้นได้สำเร็จ  และทดลองคิดหาวิธีการแก้ไข  และปรับเปลี่ยนตารางเวลาเราไปเรื่อย ๆ  ให้เหมาะกับเราที่สุด

       ตัวอย่างเช่น  หากปัญหาเกิดจากการกะเวลาผิดพลาด  ทำให้ทำงานชิ้นนั้น ๆ เกินเวลาที่กำหนดไปมาก  อาจทดลองจับเวลาในการทำงานชิ้นนี้ในครั้งถัดไป  เพื่อให้สามารถคำนวณเวลาที่ใกล้เคียงเวลาจริง ๆ ในการทำงานนี้ได้  และเผื่อเวลาสำหรับงานชิ้นนี้เพิ่มมากขึ้นในการจัดตารางเวลาครั้งถัดไป